De erkenningscyclus beslaat een periode van vier jaar. Het erkenningsonderzoek wordt uitgevoerd door Certiforce; het bestuur van de Stichting Register Preventieassistenten neemt op basis van het advies van Certiforce een besluit over het toekennen van de erkenning. De erkenningscyclus en -procedure staan beschreven in de Erkenningsregeling.
De erkenningscyclus voor de cursus Preventieassistent bestaat kortweg uit de volgende stappen:
Jaar 1: Aanvraag erkenning
Als basis wordt een digitaal portfolio gebruikt wat bij aanvang van het traject wordt aangemaakt voor de cursusaanbieder.
De cursusaanbieder die zich wil laten accrediteren meldt zich aan via het Register Preventieassistenten. Hierna zal de aanvrager de benodigde documenten opnemen in het digitale portfolio en daarna zal dit beoordeeld worden door Certiforce. Hierna zal een audit plaatsvinden bij de cursusaanbieder om vast te stellen of deze voldoet aan de gestelde eisen. Na een voldoende resultaat zal de cursusaanbieder in het Register Preventieassistenten vermeldt worden als geaccrediteerde cursusaanbieder.
Jaar 2,3,4:
Het digitale portfolio blijft leidend voor het vervolgtraject. In het portfolio worden opgenomen die documenten waarmee de cursusaanbieder (blijft) aantonen te voldoen aan de gestelde eisen. Concreet controleert Certiforce hier of de PDCA cyclus op de juiste wijze is doorlopen. Evaluatie van de resultaten (in- en extern) zijn hiervoor belangrijk. Tevens zal op basis van een steekproef een visitatie uitgevoerd worden door Certiforce bij de cursusaanbieder. Dit zal plaatsvinden naar aanleiding van een risico analyse van het portfolio. Iedere organisatie zal minimaal één keer (voorkeur twee maal) bezocht worden. Het portfolio zal ieder jaar beoordeeld worden en dienen als “thermometer”.
Na het 4e jaar herhaalt de cyclus zich vanaf jaar 2.